Независимо от това как се мотивирате да свършите нещата на работното място, от време на време всички ние търсим съвети за продуктивност, които да ни карат да вървим напред. И ако смятате, че това не се отнася за вас, помислете за това: изследванията показват, че при осемчасов работен ден средният работник е продуктивен само за два часа и 53 минути. Това оставя много място за подобрение.
Има дългогодишен дебат дали успехът се дължи на късмет или упорита работа, но независимо от вашето мнение, най-успешните хора са успели да оптимизират своите таланти, време и цялостна продуктивност. Тези, които са в състояние да намерят начини да преодолеят предизвикателствата и да оптимизират работното си натоварване, са тези, които в крайна сметка стават лидери в индустрията. Тези професионалисти правят точно това, преодолявайки трудностите, пред които много хора се сблъскват ежедневно в кариерата си.
1. Вашият мозък е по-добър в създаването, отколкото в запомнянето или планирането.
Така че не го използвайте като ролодекс. Вашият мозък не е проектиран да прави това. Между другото, ролодексът е проектиран именно, за да съхранява информация, но не и ние. Колкото и просто да е обяснението, ще бъдете изумени от количеството хора, които любезно игнорират този факт. „Добре, ще го запомня. Дадено.”
Първото златно правило за продуктивност гласи, че всичко, което трябва да правите, трябва да се съхранява в безопасна система, извън мозъка ви. Ключовата дума тук не е мозък, а „отвън“. Може да е писалка и хартия, или може да е най-новото приложение на вашия луксозен iPhone, но няма значение. Стига да го държите на място, където можете безопасно да получите достъп до него и да го обработите. Използвайте мозъка си, за да правите това, което той умее най-добре: да създавате. И използвайте други инструменти, които да ви помогнат да запомните важната информация.
2. За всяка конкретна задача има конкретен човек.
И този човек не сте непременно вие. Това е втората най-популярна причина за катастрофална производителност: хората не делегират. От страх за лоши резултати, от невежество, от милиони други причини. Единственият логичен резултат от този подход е, че в един момент ще имате толкова много в чинията си, че тя ще се счупи. В този случай, вашата чиния сте вие. В един момент вие ще рухнете.
Делегирането е трудно, признавам. Има изкуство и наука за делегирането. Но можем да използваме практическо правило: делегирането винаги трябва да се извършва преди burn out. Ако започнете да делегирате, след като това ви се е случило, това е знак, че вече е късно. Не сте проактивни. Правите го просто защото сте на ръба на депресията. Така че, бъдете проактивни. Започнете да делегирате още от сега. И си направете домашното. Научете как правилно да делегирате.
3. Ако може да стане в следващите две минути, просто го направете.
Техниката има много нови и иновативни подходи, но за мен това просто правило изглежда носи повечето от предимствата. Защото ви принуждава да поставите оценка на времето за всяка задача, която трябва да свършите. И това е огромна промяна в играта. Трябва да мислите по отношение на „колко време ще отнеме да направя това“, вместо „колко ми харесва да правя това“.
И ако осъзнаете, че можете да се разминете само за 2 минути, „колко бих искал да направя това“ става без значение. Изненадах се, правейки неща, които не ми харесват (само защото знаех, че няма да отнеме повече от 2 минути и след това ще имам много повече време да се върна към нещата, които наистина харесвам да правя). Така че, опитайте се да прогнозирате точно времето, което ще отделите на задачите си и ако е по-малко от 2 минути, спрете нишката на мислене в ума си и просто го направете.
4. Ако не е записано, то не съществува.
Безопасната система за производителност извън мозъка ви, както гласи правило номер едно, е безполезна, ако не я използвате. Така че, ако мислите да правите нещо, но не го “изваждате” от мозъка си, то всъщност не съществува. Това не е просто правило, това по-скоро е избор на начин на живот. Много тромав избор в началото. Защото буквално ще трябва да спрете в момента, в който се сетите да направите нещо и да изпразните мозъка си от него. И това е малко странно, но много ефективно в дългосрочен план.
Поставянето на всичко в писмена форма създава много фина форма на отчетност. Ако мислим да направим нещо, без да го излагаме в писмена форма, ние просто мечтаем. Няма проблем. Вие нямате никаква отговорност. Но ако го записвате, определяте дата и приоритет за него (поне това), тогава мозъкът ви ще започне да се чувства отговорен. Може в крайна сметка да го направите или не, но стига да го напишете, вие по някакъв начин сте се ангажирали с него.
5. Ако дадена задача изисква повече от един глагол, за да бъде описана, имате повече от една задача.
Едно от най-простите, но и най-лесните за нарушаване правила от декалога: просто използвайте един глагол в описанието на задачата. Ако използвате повече от един, тогава имате повече от една задача. И какъв е проблемът, попитахте? Е, проблемът е, че много по-често отколкото си мислите, можете да изпълнявате само една задача. Следователно задачата ще остане в неизвестност: започнали сте да работите по нея, но не знаете кога ще приключите.
Освен това, в момента, в който разберете, че имате повече от два глагола в дадена задача, тогава може би е добре да мислите за нея като голям проект, а не като отделна задача. Групирането на всички тях под общ семантичен знаменател ще създаде вашият проект. Запазването на този навик с времето ще развие подход към правенето на ясни и коректни неща.
6. Идентифицирайте и уважавайте всеки контекст на задачата.
Живеем в различни контексти (за щастие). Има един контекст, в който работим, например, и друг контекст, в който живеем (през повечето време). И така, възлагането на подходящия контекст на всяка задача ви дава това завладяващо усещане, че сте на точното място, в точното време. Изобщо неизползването на контексти, от друга страна, създава несъзнателен натиск, усещането, че все още имате задачи в дневния си ред и няма да можете да ги завършите навреме.
Правилното избиране на вашите контексти е съвсем различно нещо. Когато научавате за контексти, тенденцията е да създавате контекст за всяко място, в което прекарвате време или за всяка категория работа, която изпълнявате. Това е грешно. Това е просто добавяне на ненужен слой сложност върху такава проста и полезна концепция. Много просто обяснено е при работата от вкъщи. Нямате определен работен час. Там където се храните, там и работите. Нямате ясно дефинирано пространство, в което си почивате. Това е проблем, който много хора през последните 2 години изпитват.
7. Необработените задачи ви изяждат.
Под „необработени задачи“ разбираме задачи, които не са били докосвани от известно време. Да кажем месеци. Или години. Всички имаме такива задачи в началото. Но имайте предвид думите ми тук: те рано или късно ще ви изядат. Всяка задача, която не е обработена (или изпълнена, отложена или изтрита от системата) създава тежест. Сякаш добавя тежест към вашата система. Ако продължите да трупате тези необработени задачи, ще станете “затлъстели”. А хората с наднормено тегло основно се изяждат от собствените си мазнини.
Така че, отървете се от всички необработени елементи във вашата система. Както казах: или ги зачеркнете като ги направите, или ги отложете, или ги изтрийте.
8. Ако създава повече казуси, отколкото решава, задачата трябва да бъде елиминирана/преоценена.
Целта на всяка задача е да реши конкретен проблем. Някои задачи може да са свързани и в края на всяка от тях ще прикачите по естествен начин още една. Така се създават ефективни, мащабируеми проекти. Но ако в края на дадена задача имаме повече неща за вършене, отколкото сме имали, когато сме започнали, значи имаме по-голям проблем. Не трябва да е така.
„Диарията на задачите“, както обичам да я наричам, е нещо, което се случва често на зависимите от производителността (хора, които са пристрастени да правят неща, само защото са заети). Много от тях имат стотици хиляди микрозадачи, свързани заедно в безкрайни низове. Разбира се, те завършват като изтриват всичко и започват от нулата. Но дори и да не сте производителен наркоман и забележите, че решавайки една задача, всъщност създавате още 10 проблема, трябва сериозно да преоцените тази задача.
9. Работният ден започва в 9 часа сутринта и завършва в 17 часа следобяд. Край.
Може би графикът ви е различен от този, но разбрахте идеята. Поддържайте го в определена времева структура и бъдете много, много внимателни за това. Уважавайте го. Когато денят свърши, разбийте вратата на излизане, ако трябва. Едно от най-важните последици от това е, че ще трябва да станете по-добри в нещата. Ще бъдете принудени. Колкото и контраинтуитивно да изглежда, ако поместите работата си в стеснителна рамка, ще ви направи по-добри в нея.
10. Най-добрата рамка за производителност е тази, която работи за вас.
Просто не си измисляйте, не приемайте всяка нова техника, подход или формула, само защото звучи хубаво. Може дори да е хубаво. Но вие не знаете дали е добре за вас. И това е важно. Срещал съм хора, които бяха невероятно продуктивни само с лист и химикал, а също така съм срещал „наркомани“ на производителността с 3 рамки, внедрени на 4 устройства, които едва успяваха да стигнат до края на деня.
Както във всяка друга област от живота ви, търсенето на най-добрата техника за продуктивност ще се изпари в един момент. Може да отнеме 6 месеца или две години, но в един момент трябва да се чувствате комфортно с определен набор от техники и инструменти. Просто се придържайте към това, което работи, защото знаете поговорката: “Ако работи, не го променяй!”.
Как да бъдем успешни в бизнеса, живота и любовта? Има ли правила, които можем да спазваме, за да ни върви във всичко? С помощта на книгата ,,100 златни правила за успех в бизнеса, живота и любовта. Дневникът на един успешен човек” ще разберете как можем да се справяме с всичко, с което се захванем.
